Das Timing ist wichtig! Umso größer das Event, umso früher solltet Ihr mit der Planung starten. Rechtzeitig mit der Organisation anfangen, bedeutet auch am Ende genug Pufferzeit zu haben, wenn etwas schiefläuft. Aber keine Sorge, bei der Planung lassen wir Euch nicht im Stich: Wir helfen mit!
Was ist das Ziel der Tagung? Das solltet Ihr im Voraus festlegen, denn nur so könnt Ihr sicher gehen, dass es auch eine erfolgreiche Tagung war. Sobald das Ziel steht, könnt Ihr auch dementsprechend den Ablauf der Tagung planen. Am besten geht Ihr nach der KISS-Methode vor: Keep It Simple and Stupid!
Das Wichtigste: Die Location. Die Raumgröße sollte auf jeden Fall der Teilnehmeranzahl angepasst sein - lieber zu groß als zu klein. Ein wenig Freiraum, kann noch ideal für die Pausen genutzt werden. Habt Ihr einen geeigneten Tagungsraum gefunden? Dann solltet Ihr noch diese Fragen klären: Welche Bestuhlung eignet sich am besten für das Event? In welcher Form soll das Catering stattfinden? Auch hier greifen wir Euch unter die Arme und helfen bei der Planung mit.
Der Ablaufplan sollte mit genug Pausen und großzügig angesetzt sein. Bei Vorträgen und interaktiven Bestandteilen der Tagung kommt es meistens immer zu Verzögerungen. Daher auch lieber hier mit Pufferzeiten arbeiten. Zudem solltet Ihr ein vielseitiges Programm auf die Beine stellen, um die Teilnehmer in den Bann zu ziehen und nicht zu langweilen.
Eine Tagung dient dazu, geschäftlich voranzukommen, aber trotzdem soll der Spaß unter Kollegen nicht fehlen! Gemeinsame Events sorgen für mehr Teamstärke und größeren Zusammenhalt in der Gruppe, was sich schlussendlich auch auf die Zusammenarbeit auswirkt. Daher sollten auf jeden Fall Unterhaltungspunkte im Programm stehen. Wir beraten Euch gerne dazu.
Die Tagung ist zwar vorbei, aber damit hat es sich nicht. Jetzt könnt Ihr in die Nachbereitung starten. Holt Euch Feedback von den Teilnehmern ein. Was ist bei der Tagung bzw. beim Teamevent besonders gelungen? Und was könntet Ihr in der Planung besser machen? Auch die Nachkalkulation der Tagung ist wichtig, um zu sehen, ob das angesetzte Budget ausgereicht hat. Und natürlich das Entscheidende: Wurde das Ziel der Tagung erreicht?
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